セキュリティとデータの取扱い

診療中の音声は、文字起こしのため OpenAI, L.L.C.（米国）のAPIへ暗号化通信で送信され 処理されます。音声ファイルの保存は初期状態では無効で、文字起こし後の テキストとAIが作成したカルテ下書きのみをデータベースに保存します。

医療機関の管理者が設定画面で音声の保存を選択した場合に限り、 文字起こしの失敗や通信断からの復旧を目的として、当該医院の診療音声を Vercel Inc.（米国法人）が提供する非公開ストレージに保存します。保存リージョンは 医院の設定により東京（日本国内）または米国です。東京を選んだ場合も基盤事業者は 米国法人であり、米国の法令の適用を受ける可能性があります。保存先はプロバイダ管理鍵により保存時に暗号化され、通信は TLS で 保護されます（医院ごとの個別鍵による暗号化は行っていません）。

保存した音声は、医院が設定した保持期間（初期値90日、最長5年）の経過後に自動削除される ほか、歯科医師・管理者がいつでも削除できます。医院の設定により、カルテの確定と同時に その診療の音声を削除する運用も選べます。音声には所属医院のログインユーザーのみが アクセスでき、再生は管理者・歯科医師・歯科衛生士、ダウンロードと削除は管理者・歯科医師に 限られ、いずれも監査ログに記録されます。当社は障害対応または医院からの依頼に基づく場合を 除き、音声の内容にアクセスしません。患者が保存を希望しない場合は患者ごとに保存を止める ことができます。保存を有効化する医療機関は、患者への掲示・説明（管理画面のテンプレート 参照）を行ったうえでご利用ください。

音声ファイルは、(1) 医院が設定した保持期間の満了後、原則として翌日中（遅くとも7日以内）に、 (2) 医院のユーザーによる削除操作の場合は直ちに、当社の稼働系ストレージから削除します。 文字起こし・カルテは医院の指示および法令に従って保管し、医院との契約終了時は終了日から 30日以内に当該医院の診療情報（音声を含む）を消去します。データベースの障害復旧用の履歴は 最長30日以内に順次消去されます。文字起こしのために送信された音声は OpenAI 社において 不正利用監視のため最長30日間保持されることがあり、当社はこれを直接削除することはできません。 ダウンロードした複製の管理・消去は医院の責任となります。

すべての通信は TLS 1.2 以上で暗号化されます（常時HTTPS）。 データベースは暗号化ストレージ上のクラウドPostgreSQLで管理し、 自動バックアップを行っています。

音声認識・カルテ生成には OpenAI, L.L.C.（米国）のAPIを利用しています。APIに送信した データはOpenAIのモデル学習に使用されない条件で利用しています。 OpenAI は不正利用監視のため API の入出力を最長30日間保持することがあります。

すべての診療データは医院（クリニック）単位で厳密に分離されており、 他の医院のデータへアクセスすることはできません。全APIで 所属医院によるアクセス制御を実施しています。

ユーザーごとのログイン認証（パスワードはハッシュ化保存）、 ロール別の権限管理（管理者・歯科医師・衛生士・助手・受付）、 退職者アカウントの無効化機能を備えています。患者・カルテへの 作成・変更・削除操作は監査ログに記録され、管理者が確認・CSV出力できます。

文字起こし・カルテ等のデータベースは Neon Inc.（米国法人）のクラウド基盤（米国リージョン）で、 音声ファイルは Vercel Inc.（米国法人）のクラウド基盤（医院の設定により東京または米国リージョン）で 運用しています。 いずれも米国法人が提供する基盤であり、当社は米国の個人情報保護制度を把握したうえで 安全管理措置を講じています。「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」への 適合性を高めるため、データベースの国内リージョンへの移行を計画しています。導入時に データ所在の説明が必要な場合はお問い合わせください。

本サービスが生成するカルテはあくまで「下書き」であり、歯科医師による 確認・修正・確定を前提としています。診療録の記載内容の最終責任は 確定を行った歯科医師に帰属します（本サービスは医療機器ではありません）。

セキュリティに関するご質問・チェックシートへの回答をご希望の場合は ceo@medident.co.jp までご連絡ください。